Zu dieser Weisheit gelangten wir Menschen bereits durch Heraklit vor 2500 Jahren und ebenso, dass dies für alle Bereiche des gesellschaftlichen Lebens gilt - auch für Unternehmen. Im letzten Jahrzehnt haben 85% der Unternehmen nach eigenen Angaben mindestens eine Transformation durchlaufen, aber nur ein Drittel ihr ausgegebenes Ziel erreicht. Woran liegt das? Warum ist die Umsetzung einer Transformation so schwer? Was sind die entscheidenden Faktoren und Voraussetzungen, damit die digitale Transformation gelingen kann?

Obwohl wir alle mittendrin stecken, ist die digitale Transformation doch ein ambivalentes Thema: Sie schürt Euphorie und Verunsicherung gleichermaßen. Was sie von vielen anderen Transformationen unterscheidet? Sie beinhaltet nicht nur den einen Ist-Zustand, der sich zu dem einem Soll-Zustand entwickeln soll. Sie transformiert Produkte, Geschäftsmodelle, sogar ganze Märkte, und selbst das soziale Miteinander gleichzeitig. Es gibt kaum einen Lebensbereich oder einen Unternehmensprozess, der durch die digitale Transformation nicht berührt ist - und das in einem rasanten Tempo.

Bereits die reine, digitale Abbildung bestehender analoger Abläufe ist der erste Schritt im Universum „Digitalisierung“. Viele Unternehmen starten mit dem Umstieg von On-Premise-Systemen auf eine Hybrid-Cloud-Infrastruktur und der Digitalisierung ihrer Vertriebs- und Abrechnungs-Prozesse. Der Fokus liegt hierbei meist in der Vermeidung von Papier, Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten. Diese Ausprägung der Digitalisierung ist technologiegetrieben und zielt auf Effizienz und Fehlerreduzierung.

Für eine echte digitale Transformation ist die Betrachtung von Prozessen von einer strategischen Metaebene erforderlich. Hier ist der Treiber meist der Wunsch nach mehr Effektivität. Der wesentliche Unterschied ist, dass die Prozesse selbst in Frage gestellt und meistens neu entwickelt werden, statt sie nur zu automatisieren. Dabei werden die neuen Möglichkeiten ausgeschöpft, welche sich immer weiter entwickelnde Technologien mit sich bringen.

Viele Unternehmen sehen sich in der Situation, dass erste Digitalisierungsprojekte zwar angeschoben wurden, aber der erhoffte Erfolg ausbleibt; dass die Dimension eines solchen Veränderungsprozesses und häufig auch die damit verbundenen Emotionen unterschätzt wurden. Verwirrung. und Widerstand machen sich breit – neue Tools werden gar nicht oder nur eingeschränkt genutzt, die Mitarbeitenden sehen keine Vorteile in den neuen Prozessen, sondern betrachten diese eher mit Sorge um den Status quo und das Ganze scheint insgesamt zu komplex. Und nun? Wie kann ein gestarteter Change nachhaltig in der Organisation verankert werden? Wie können Mitarbeiter proaktiv mitgenommen werden, um Unmut gar nicht erst aufkommen zu lassen und auf diesen reagieren zu müssen.

Dafür braucht es Erfahrung bei Change-Projekten, Kenntnisse über die Dynamik von Prozessen und das Wissen, an welchen Stellen es üblicherweise hapert – und wie man diese Stolpersteine beseitigt. Denn meistens sind die Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung kämpfen, ähnlich gestrickt. Wir kennen Sie!

UNSER DIGITALISIERUNGSANSATZ – methodenstark und erfahren

Die Grundlage für unserer Arbeit sind einerseits fundierte Methodenkenntnisse unserer zertifizierten Project Manager sowie unsere langjährigen, umfangreichen Erfahrungen in Digitalisierungsvorhaben. Basierend darauf bieten wir Unterstützung in folgenden Projektumfeldern:

> Digitalisierung von Prozessen
> Entwicklung von digitalen Produkten
> Digitalisierung der Arbeitsweise in Organisationen
> Realisierungen rund um das Thema Internet of Things
> Realisierungen rund um das Thema Industrie 4.0
> Konvergente Projektberatung, die auch die Organisationsentwicklung berücksichtigt.

Als Projektexperten haben wir dabei stets folgenden Dreiklang im Blick:
Projektmanagement, Process Management und Change Management.
Heißt im Klartext: Die Kombination aus unserem Projektmanagement-Können, Prozessdesign-Wissen, systemischem Verständnis und langjähriger Erfahrung bei Change-Prozessen ist die notwendige Leistungsvielfalt für ihren Projekterfolg.

Zudem arbeiten wir im Kontext der digitalen Transformation nach den folgenden Prinzipien:

Werteorientierung, d.h. wir verschaffen uns eine genaue Vorstellung darüber, worin genau für wen der Wert der Digitalisierung liegt und richten sämtliche Maßnahmen daran aus.

Wir starten dort, wo die Organisation steht -

Digitale Transformationen starten nicht auf der grünen Wiese, sondern unterliegen Rahmenbedingungen: dem Mitarbeiter-Know-How, der IT-Infrastruktur etc. Wir beginnen stets mit einer Bestandsaufnahme und leiten Maßnahmen daraus ab.
 
Dabei setzen wir auf die jeweils geeignete Projektmanagement-Methodik – sei es agil nach KANBAN, SCRUM oder SAFe, klassisch nach IPMA, PMI, PRINCE2 oder die bewährte Mischung aus beidem in einem hybriden Modell.

Iterative Weiterentwicklung -

Wir legen Wert darauf, dass Vorhaben in kleine, überschaubare Komponenten zerlegt und iterativ realisiert werden, um nach jeder Iteration ein Feedback zu ermöglichen und so Verbesserungen frühzeitig umzusetzen.

Zusammenarbeit und Transparenz fördern -

Digitale Transformationen machen an Abteilungsgrenzen nicht halt. Abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten muss folglich einen noch höheren Stellenwert bekommen. Es geht darum, relevante Informationen, mit den richtigen Stakeholdern, zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Form zu teilen.

Ganzheitliches Denken und Arbeiten -

Mit dem ganzheitlichen Blick für die Zusammenhänge zwischen einzelnen Handlungssträngen legen unsere systemisch ausgebildeten Projektmanagement-Berater ein besonderes Gewicht auf die Einbindung aller Beteiligten und eine intensive Kommunikation der Veränderungen.

Einfachheit und Praktikabilität –

Wir beherrschen Komplexität. Gleichzeitig achten wir aber auch darauf, durch proaktives Erkennen von Unsicherheiten, unnötige Komplexität im Projektmanagement zu vermeiden und durch Einfachheit Quick Wins zu realisieren.

Optimieren und Automatisieren –

Durch unsere Optimierungsansätze ermöglichen wir Organisationen, den Wert ihrer Arbeit zu maximieren. Wir machen auf sich wiederholende Tätigkeiten aufmerksam und empfehlen geeignete Technologien für effizienteres Arbeiten.

FOKUSTHEMA – NEW WORK

Die digitale Transformation in der Arbeitswelt steht zur Zeit besonders im Fokus. Die Nutzung digitaler Tools, agile Arbeitsmethoden und Selbst-Organisation entwickelten sich in den vergangenen Monaten zu elementaren Charakteristiken im beruflichen Miteinander fast jeden Unternehmens. Projekträume, Open Spaces und ThinkTanks stehen hoch im Kurs, und Videoconferencing ist nach den Monaten der Pandemie schon nicht mehr wegzudenken. Aber bedeutet digital und agil immer auch effizient? Welche Gefahren birgt eine perfekt digitalisierte und automatisierte bereichsinterne Lösung in der Komplexität eines Unternehmens?

Zukünftig werden sich die Unternehmen einer Mischung aus verschiedenen Arbeitsmodellen stellen müssen. Bereichsübergreifend wird es Mitarbeiter geben, die vollständig „vor Ort“ im Unternehmen arbeiten und solche, die vollständig mobil „von einem anderen Ort“ agieren. Der Großteil der Mitarbeiter wird sich in einem Mix wiederfinden.

Unsere einfachste Übung ist die Steuerung von Projekten auf Basis von Microsoft Teams und Microsoft Planner. So lassen sich Fortschritte transparent machen und Meilensteine nachverfolgen. Neben der grundsätzlichen Bereitstellung der technologischen Infrastruktur ist hier auch eine Detailbetrachtung erforderlich, um die einzelnen Mitarbeiter nicht durch die neuen Kommunikationsmöglichkeiten zu überfordern. Dabei ist zum Beispiel festzulegen, welche Kommunikationskanäle durch wen wie und wofür genutzt werden, wie und durch wen Fertigstellungsgrade zu pflegen sind etc.
Die meisten Unternehmen haben das Fundament für einen digitalen Umschwung bereits geebnet. Viele wurden aufgrund der Corona-Pandemie „zwangsdigitalisiert“. Die Remote-Arbeit hat eine Flut an neuen Tools entstehen lassen, die vielfältig genutzt werden. Doch oft fehlt die übergeordnete Struktur und Prozesse laufen nicht wie geplant. Meistens mangelt es an Kapazitäten und Erfahrungen in Digitalisierungs- und Change-Projekten, um diese neuen Prozesse zielführend zu steuern.

Beim Aufbrechen von Routinen spielen auch Emotionen eine Rolle, die sich auf die Veränderungsbereitschaft und Produktivität während des Projekts auswirken. Wir nehmen Emotionen im Projekt ernst. Wir sind davon überzeugt, dass durch Praxiserprobung erworbenes Wissen zu echter Kompetenz wird. Wir lassen Ihre Mitarbeiter daher nicht mit einem Tool- oder Methodentraining allein, sondern begleiten sie kontinuierlich beim Kompetenzaufbau und bieten zur richtigen Zeit genau den passenden Baustein an Training und Coaching, um die Herausforderungen der nächsten Stufe zu bewältigen.

UNSER SELBSTVERSTÄNDNIS – Leistung und Leidenschaft

Unsere Expertise ist das Ungewisse, das Komplexe. Unsere Leidenschaft sind Projektmanagement und Projektportfoliomanagement. Wir verfügen über tiefgehende Erfahrungen in der digitalen Gestaltung von Projekten und füllen virtuelle Teams mit Leben.

Wenn Sie sich durch unsere Gedanken angesprochen fühlen und diese gern in Ihrem Team weiterspinnen würden, kontaktieren Sie uns einfach.

Wir freuen uns auf den Erfahrungsaustausch.

Sibylle Schmidtke

Consultant

s.schmidtke[at]hopm.eu

Hauke Thun

Managing Director

h.thun[at]hopm.eu

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