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Fallbeispiel Medien

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Fallbeispiele

FALLBEISPIEL Medien 

Branche: Verlagswesen
Auftrag: Firefighting und Projektmanagement-Einführung, Aufbau eines Projektbüros
Einsatzdauer: Fünf Monate 

Ausgangssituation:

Die PM Firefighters wurden beauftragt, das Projektmanagement beim Aufbau des neuen Geschäftsbereiches „Online“ in einem Fachverlag zu leisten.
Zu Beginn des Auftrags fanden wir ein Projekt-Portfolio mit neun Projekten vor, die sich alle in unterschiedlichen Phasen befanden. Da alle laufenden Projekte auf dieselben Ressourcen zurückgriffen, war eines der Haupt-Risiken schnell ausgemacht: die knappe Ressourcenlage.

Schnell zu erkennen war auch, dass bisher kein stringentes Projektmanagement durchgeführt wurde. Die Projekte waren nicht klar strukturiert, Verantwortlichkeiten nicht zugewiesen. Das Projekt-Portfolio besaß keine Transparenz. Trotzdem wurden die Projekte mit hohem Druck auf strategisch festgelegte Termine gesteuert. Die Folgen waren qualitativ unbefriedigende Ergebnisse und ein demotiviertes Projektteam. Schnell war klar, dass zunächst "Firefighting" betrieben werden musste.

Maßnahmen:

Zunächst einmal wurde das Projektteam an die von den PM Firefighters angewandte Projektmanagement-Methodik herangeführt. Gemeinsam wurde die anstehende Arbeit mithilfe von Arbeitspaketen strukturiert und diese Arbeitspakete jeweils einem Verantwortlichen zugeteilt. Parallel dazu wurde für das Projektteam eine Ressourcenplanung aufgesetzt. Durch die entstehende Transparenz wurde deutlich, dass der Gesamtaufwand sehr viel höher als angenommen und die gesetzten Termine nicht zu halten waren.

Um eine Steuerung des Projekt-Portfolios und die Berücksichtigung der Interessen aller Stakeholder gewährleisten zu können, wurde ein Projektsteuerungskreis gegründet, der sich sogleich mit der Priorisierung der Projekte befasste. Des Weiteren wurde konsequent am Aufbau einer Projektorganisation mit Projektverantwortlichen für jedes der Projekte und einer Kommunikations- und Meetingstruktur gearbeitet. Für die übergreifende Steuerung aller Aktionen und der Ressourcenplanung wurde ein Projektbüro, besetzt mit einem Projekt-Portfolio-Manager und einer Projekt-Assistentin, aufgesetzt.

Ergebnis:

Die gewonnene Transparenz ließ erstmals einen realistischen Blick auf das gesamte Projekt-Portfolio zu. Durch die Priorisierung der Projekte nach unternehmensstrategischen Gesichtspunkten konnte sich das Team besser auf seine Aufgaben konzentrieren. Die übergreifende Ressourcenplanung machte eine realistische Zeitplanung möglich und nahm so den zu hohen Druck aus den Projekten. Der Aufbau der Projektorganisation ermöglichte transparente Kommunikations- und Berichtswege.

Durch die neue Planung, die Priorisierung und die methodische Durchführung der Projekte wurde die Qualität der Ergebnisse gesichert und Kostentransparenz hergestellt. Der Projekterfolg im Sinne des „Magischen Dreiecks“ des Projektmanagements konnte so erzielt werden.