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10 Tipps für erfolgreiches Firefighting - PM Firefighters

10 Firefighting Tipps

10 Tipps, bevor sich Ihr Projekt ganz verabschiedet

Einige Erfahrungen aus der täglichen Arbeit der PM Firefighters

Was tun, wenn die Lage im Projekt brenzlig wird? Wenn die Kosten aus dem Rahmen laufen und abzusehen ist, dass wichtige Meilensteine nicht gehalten werden können, ist "guter Rat teuer". Nicht bei uns, denn hier bekommen Sie 10 Tipps für pragmatisches "Firefighting" frei Haus geliefert.

Tipp No° 1:

Treten Sie mit Ihrem Auftraggeber und den Stakeholdern in den Dialog!

Häufig sind Ihre Probleme im Projektumfeld1 größer als im Projekt selbst. Finden Sie heraus, wie Auftraggeber und Stakeholder2 inzwischen zum Projekt stehen und nehmen Sie mit Ihnen die Kommunikation aktiv auf.

Tipp No° 2:

Überprüfen Sie die Projektziele!

Sind die Ziele klar definiert, also SMART3? Überprüfen Sie zusammen mit Ihrem Team, ob die Ziele noch realistisch und erreichbar sind. Setzen Sie sich mit Ihrem Projektsponsor4 zusammen und klären Sie, ob die Projektziele noch mit den Unternehmenszielen konform gehen.

Tipp No° 3:

Lassen Sie Druck entweichen!

Steht ein Projekt „vor der Wand“ und droht zu scheitern, wird es meistens hektisch. Nehmen Sie sich die Zeit, das Projekt einmal von allen Seiten in Ruhe zu betrachten. Schreiten Sie das „Magische Dreieck“ ab und ermitteln Sie den Status hinsichtlich Zeit, Budget und Projektumfang. Halten Sie Abweichungen fest und planen Sie neu. Stimmen Sie sich mit den Entscheidern ab, an welchen Stellschrauben Sie drehen können, um ein produktives Arbeitsklima zu schaffen und das Projekt dennoch erfolgreich abzuschließen.

Tipp No° 4:

Konzentrieren Sie sich auf die nächsten wichtigen Meilensteine!

Schnüren Sie sinnvolle Arbeitspakete oder priorisieren Sie bestehende neu. Setzen Sie realistische Meilensteine für die nächsten Wochen und richten Sie Ihre Arbeit und die des Teams gezielt auf diese aus.

Tipp No° 5:

Nehmen Sie alle mit!

Haben Sie Ihren Notfallplan erstellt, holen Sie sich die Zustimmung der Stakeholder und Projektbeteiligten. Stimmen Sie das weitere Vorgehen mit Ihrem Team ab, definieren Sie Rollen sowie Kommunikations- und Eskalationswege. Klare Kommunikation und definierte Spielregeln helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Tipp No° 6:

Realisieren Sie schnelle Erfolge!

Sicher gibt es auch in Ihrem Projekt Aufgaben, die relativ schnell und mit geringem Aufwand zu erledigen sind und dabei einen positiven Einfluss auf das Projekt haben. Finden Sie diese „low hanging fruits“ und setzen Sie sie um. Schnelle, wenn auch kleine, Erfolge bringen Ihr Projekt wieder in Schwung und motivieren das Team.

Tipp No° 7:

Betreiben Sie aktives Risikomanagement!

Das passiert Ihnen nicht noch einmal. Sobald Sie Ihr Projekt wieder auf der Straße haben, sollten Sie dieses Mal Ihr besonderes Augenmerk auf die Projektrisiken richten. Nur so haben Sie die Chance, präventiv einzugreifen und die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns zu minimieren.

Tipp No° 8:

Vernachlässigen Sie das Projektcontrolling nicht!

Damit Sie auch wirklich wissen, wie es um Ihr Projekt steht, sollten Sie mit dem Steuerungskreis relevante Kenngrößen zur Steuerung festlegen und mit dem Team eine Reporting-Routine entwickeln und verabschieden. Verwenden Sie jetzt nicht zu viel Zeit für die Auswahl eines Tools, wenn Ihnen noch keines zur Verfügung steht  – Excel tut es für den Anfang auch.

Tipp No° 9:

Betreiben Sie aktives Änderungsmanagement!

Auch nicht selten: neue oder veränderte Anforderungen strömen während des Projekts auf Sie ein. Managen Sie diese aktiv in einem definierten Prozess,  der allen bekannt ist. Bewerten Sie die Änderungsanträge in einem dafür kompetenten Team objektiv und zeigen Sie auf, was zusätzliche Anforderungen für Meilensteinplanung und Budget bedeuten. Ist eine Änderung nicht zu rechtfertigen, lehnen Sie sie ab – auch wenn sie vom Chef kommt!

Tipp No° 10:

Kommunizieren Sie, kommunizieren Sie, kommunizieren Sie!

Wir haben es schon gesagt: nehmen Sie alle Projektbeteiligten mit und schaffen Sie Transparenz. Dafür steht Ihnen heutzutage eine Vielzahl von Kanälen offen: Meetings, Telefon, E-Mail, Instant-Messenger, virtuelle Teamplattformen, u.s.w..
Aber vor allem: Vergessen Sie das persönliche Gespräch nicht! In einem Vier-Augen-Gespräch mit Ihren Teilprojektleitern  oder Arbeitspaketverantwortlichen erfahren Sie mehr über Ihr Projekt als über das Dashboard Ihrer PM-Software.

 

1 Projektumfeld: Umfeld, in dem das Projekt formuliert und aufgesetzt wird und das dieses beeinflusst und bewertet

2 Stakeholder: Personen, Personengruppen oder Organisationen, die am Projekt beteiligt sind oder durch den Projektverlauf und das Projektergebnis beeinflusst werden oder diese beeinflussen können

3 SMART: spezifisch, messbar, angemessen, realistisch, terminiert

4 Projektsponsor: externer Geldgeber eines Projektes oder interner Unterstützer des Projekts aus der obersten Führungsebene des Unternehmens. Seine Aufgabe ist es, für die Unterstützung des Projektes durch die Unternehmensleitung zu sorgen

 Quellen: PMBOK, ICB

Zum Mitnehmen

Unser Praxistipp

Mit diesen zehn Prinzipien bekommen Sie Ihr Projekt wieder in den Griff... Download »