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Autorenbeitrag Stakeholdermanagement

Autorenbeitrag Stakeholdermanagement

Stakeholder-Management: Die vierte Ecke des magischen Projektmanagement-Dreiecks

Die Bedeutung des oft unterschätzten Stakeholder-Managements nimmt rapide zu / Ein erfolgreiches Management von Zeit, Budget und Qualität alleine reicht nicht mehr / Projekte, die Stakeholder-Zufriedenheit vernachlässigen, können weitreichende Konsequenzen für Unternehmen nach sich ziehen

Das Projektmanagement wird immer mehr von virtuellen, auf dem ganzen Globus verteilten Arbeitsteams geprägt. Entsprechend steigt die Komplexität aller Abläufe; die intensive und proaktive Kommunikation mit allen Stakeholdern gewinnt laufend an Bedeutung. Doch Zeitdruck, Ressourcenknappheit und machtpolitische Überlegungen führen in vielen Unternehmen dazu, dass das Stakeholder-Management vernachlässigt wird - mit weitreichenden Konsequenzen: Denn werden nicht alle Interessierte oder Interessensgruppen, also am Projekt Beteiligte und durch das Projektergebnis Betroffene frühzeitig in die Projektplanung miteinbezogen, laufen Vorhaben zunehmend Gefahr, kurz vor Vollendung zu scheitern. Sei es am Widerstand wichtiger Stakeholder, oder durch die Entwicklung nicht bedarfsgerechter Projektergebnisse. Ein konsequentes Stakeholder-Management beugt Konflikten und Fehlentwicklungen vor, indem es Anforderungen und personenbezogene Bedürfnisse im Projekt laufend abgleicht.

Stakeholder-Management wird oft vernachlässigt

Insbesondere in kleinen bis mittelgroßen Projekten wird das Stakeholder-Management noch oft vernachlässigt. Die Hauptgründe dafür sind Zeitdruck und der Wille, möglichst schnelle Ergebnisse zu erzielen. Das Stakeholder-Management, also das intensive Gespräch mit allen, auch unangenehmen Projektbeteiligten, wird vor diesem Hintergrund gerne mal beiseitegeschoben. Häufig liegt auch machtpolitisches Kalkül der Kommunikationsverweigerung zu Grunde. So sollen etwa unliebsame Stakeholder mit Absicht nicht über gewisse Vorhaben informiert werden, um deren Zustimmung beziehungsweise Ablehnung gezielt zu umgehen.

Doch die vermeintlich schnellen Erfolge, die mit diesem Bypass erzielt werden sollen, können ein Trugschluss sein. Wer die Konfrontation scheut und darauf verzichtet, läuft Gefahr, dass sich die Widerstände im Laufe des Projektfortschritts mehren und den Projekterfolg so schlussendlich massiv gefährden. Es ist allemal besser, diese Widerstände möglichst zu Projektbeginn auszuräumen, als zum Ende eines Projekts durch das Veto entscheidender Stakeholder Schiffbruch zu erleiden. Das Stakeholder-Management setzt sich zum Ziel, möglichst alle Interessierten Parteien mit ins Boot zu holen und unternehmerische Interessen mit den Interessen im Projektumfeld in Einklang zu bringen. Die Praxis zeigt es immer wieder: Nur mit einem gegenüber allen Stakeholdern offenen Vorgehen, können für das Projekt die besten Resultate erzielt werden.

Grundsätzlich gilt: Je größer das Projekt, desto wichtiger das Stakeholder-Management. Doch selbst in kleineren Projekten nimmt es eine immer entscheidendere Rolle ein. Dabei zeichnen sich insbesondere vier Bereiche ab, in denen das Stakeholder-Management an Wichtigkeit gewinnen wird:

  • In internationalen Projekten stellen die kulturellen Unterschiede der beteiligten Stakeholder jedes Projektmanagement vor Herausforderungen. Eine Aufgabe, für die die Projektleiter viel Verständnis und Expertise im Bereich des internationalen Projektmanagements mitbringen müssen.
  • Eine Herausforderung, die direkt mit der zunehmenden Internationalisierung von Projekten einhergeht, sind virtuelle Arbeitsteams; Teams also, die auf der ganzen Welt verteilt zusammenarbeiten. Meetings finden so vor allem per Videokonferenz statt, um Reisekosten und Reisezeit zu sparen; doch es lohnt sich, in regelmäßigen Abständen in ein Flugticket zu investieren, um zumindest die Teammitglieder in Schlüsselrollen persönlich kennenzulernen. Missverständnissen und Enttäuschungen, die durch elektronische Kommunikationsmedien entstehen können, kann so entgegengewirkt werden.
  • Für Branchen, die mit schnellen Produktzyklen arbeiten, etwa in der IT, in den Medien oder im E-Business, ist das laufende Feedback aller am Projekt beteiligten Protagonisten sowie auch Zielkunden eine unabdingbare Größe. Das Stakeholder-Management leistet hier einen entscheidenden Beitrag, um die richtigen Produkte mit den richtigen Anforderungen zu entwickeln. Denn ist ein Produkt zwar technisch einwandfrei, geht aber an den Wünschen der Anwender vorbei, ist es wertlos.
  • Bei öffentlichen Projekten, insbesondere bei städtebaulichen Vorhaben, hat der Faktor Öffentlichkeitsarbeit noch größere Bedeutung als die Kommunikation mit den projektinternen Interessensgruppen. Das beinhaltet die Ansprache der Medien und der Politik sowie der betroffenen Bürger, die von Anfang an über alle wichtigen Schritte informiert werden sollen oder durch Bürgerbefragungen oder sogar Bürgerentscheide bereits in der Projektinitiierung beteiligt werden. Diese Kommunikation mit den Bürgern sowie das gemeinsame Schließen von Kompromissen sind in öffentlichen Projekten zunehmend ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor. So kann es durchaus vorkommen, dass geplante Projektvorhaben aufgrund der Ablehnung der Öffentlichkeit nicht in die Realisierung gehen. Beispiele hierfür sind die geplante Olympia-Bewerbung von München für die Winterspiele 2022 oder die Pläne für den Bau einer Seilbahn über die Elbe in Hamburg. Zu beiden Vorhaben gab es Bürgerentscheide, in denen sich die Bevölkerung gegen die Projekte aussprach. Projektleiter, die das Stakeholder-Management in diesem Bereich vernachlässigen, riskieren zunehmend, sich mit vielen Klagen auseinandersetzen zu müssen.

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