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Fallbeispiel Project-Set up Beratung - PM Transformance

Fallbeispiel Entscheidungsvorlage

PM Transformance Fallbeispiel: Entscheidungsvorlage

MIT STRUKTURIERTEN ENTSCHEIDUNGSVORLAGEN SCHWIERIGE SACHVERHALTE KLÄREN

Branche: Eventmanagement
Projektart: F&E-Projekt
Projektziel: Ablösung der bestehenden Event-Management-Software durch Standard-Produkt der Tochtergesellschaft
Einsatzziel für House of PM: Konkretisierung der Anforderungen, Evaluierung der Machbarkeit und Vorbereitung der Entscheidungsvorlage
Einsatzdauer: Zehn Tage innerhalb von fünf Monaten

Ausgangssituation:

Der Kunde möchte gemeinsam mit einer Tochtergesellschaft, einem Anbieter für Event-Management-Software, den Markt für Kongress- und Veranstaltungsmanagement angehen. Im Rahmen dieses Vorhabens stellt sich die Frage, ob die im eigenen Haus bislang eingesetzte Software durch das Standardsoftware-Produkt der Tochtergesellschaft abgelöst werden kann. Wichtiges Entscheidungskriterium sind die technische Umsetzbarkeit der notwenigen Anforderungen und die mit einem Wechsel der Software einhergehenden Aufwände - zumal es im eigenen Haus kaum freie Kapazitäten gibt.

Durch die mit der Entscheidung verbundenen firmenpolitischen Verstrickungen und die begrenzten internen Kapazitäten ist die Erstellung einer Entscheidungsvorlage durch eigene Ressourcen immer wieder hinausgezögert worden. Als unabhängiger Dritter erhält ein Berater des House of PM den Auftrag, den Prozess zur Erstellung einer Entscheidungsvorlage zu managen.

Vorgehen / Massnahmen:

Im Rahmen von insgesamt sechs Workshops mit den Nutzern der Software (Key User aus dem Kongressmanagement und Veranstaltungsmanagement), der eigenen IT-Abteilung und den Vertretern der Tochtergesellschaft (Leiter Anforderungsmanagement und Entwicklung) führt der Berater des House of PM als Moderator die Beteiligten zur Abstimmung einer gemeinsamen Entscheidungsvorlage.

Mit Blick auf die firmenpolitischen Konsequenzen und die damit einhergehende emotionale Diskussion ist das Ziel des ersten Workshops, Zwischentöne und Gerüchte auszuräumen und eine objektive und konstruktive Arbeitsatmosphäre unter den Projektbeteiligten herzustellen. Dazu setzt der Moderator die Klärung der Ausgangslage und gemeinsamen Zielsetzung auf die Agenda und spricht die möglichen Vorbehalte der einzelnen Beteiligten direkt an. Am Ende des Workshops ist für alle Beteiligten die Befürchtung beseitigt, dass die ausstehende Entscheidung bereits vorab vom Management gefällt wurde. Sie beschließen, aktiv an der Erarbeitung einer objektiven Entscheidungsvorlage, der Ausräumung weiterer Befürchtungen und der Herbeiführung einer Managemententscheidung mitzuwirken.

Wichtiger nächster Schritt ist dazu die Konkretisierung der Anforderungen an die Management-Software. Hierbei legt der externe Berater die Struktur fest und lässt die inhaltlichen Aspekte von den Projektbeteiligten ausarbeiten. Strukturiert nach Funktionsblöcken werden so alle Hauptfunktionalitäten der Software identifiziert und priorisiert. Der Berater des House of PM sorgt moderierend dafür, dass die wichtigsten Anforderungen („Key Requirements“) auf Basis von Anwendungsszenarien („User Stories)“ erfasst werden und verhindert mit dieser Vorgehensweise die Spezifikation einer „eierlegenden Wollmilchsau“.

Auf Basis der Anforderungen erfolgt im Rahmen der Machbarkeitsprüfung eine Bewertung, in welchem Maß die beiden Softwarelösungen technisch die gewünschten Anforderungen erfüllen können und welche Auswirkungen auf Kosten, Zeit und weitere Ressourcen die jeweilige Lösung hat. Zur Schätzung der Kosten einigen sich die Parteien auf eine Expertenbefragung auf Arbeitspaketebene.

Aus den in den Workshops im Team erarbeiteten Ergebnissen erstellt der Berater des House of PM die gemeinsame Entscheidungsvorlage. Darin stellt er die notwendigen Investitionskosten für eine Ablösung den Opportunitätskosten gegenüber und führt die Vor- und Nachteilen der jeweiligen Lösung auf. Mit Sicht auf die Kosten empfiehlt das Team gemeinschaftlich, die bestehende Software nicht durch das Standard-Produkt der Tochtergesellschaft abzulösen. Das Team schlägt stattdessen vor, die im Rahmen der Analyse identifizierten Lösungsmöglichkeiten für Probleme der bestehenden Software (z.B. Dateninkonsistenzen) als Folgeaktivitäten anzugehen.

Nutzen / Resultate:

Als unabhängiger Externer kann der Berater des House of PM über eine strukturierte Moderation des Prozesses die firmenpolitisch schwierige Fragestellung mit den Projektbeteiligten objektiv bearbeiten und eine gemeinsam getragene Entscheidungsvorlage herbeiführen.

Entlang des gemeinsam beschlossenen Vorgehensmodells kommt die Bearbeitung der Anforderungsspezifikation und Machbarkeitsprüfung strukturiert in kürzester Zeit zu einem gemeinsamen Ergebnis.

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