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Fallbeispiel Online - PM Firefighters Project Management GmbH

Fallbeispiel Online

Fallbeispiele

FALLBEISPIEL Online-Dienstleistungen 

Branche: Online Dienstleistungen
Auftrag: Projektmanagement-Einführung, Aufbau eines Projektbüros, Projektleitung
Einsatzdauer: 21 Monate

Ausgangssituation:

Die PM Firefighters wurden beauftragt, für alle Projektphasen eines internationalen strategischen Plattformprojekts das Projektmanagement zu übernehmen (Initiierung, Planung, Durchführung, Monitoring & Controlling). Dabei sollte neben dem Projektmanagement auch die Methodik so aufgebaut werden, dass die Mitarbeiter das Vorgehen auch in Zukunft im Unternehmen anwenden können.

Maßnahmen:

Aufgrund der Projektgröße & Komplexität wurde bereits beim Projektstart ein Projekt-Office aufgesetzt. Dieses Projekt-Office bestand sowohl aus Mitarbeitern des Kunden als auch aus Mitarbeitern der PM Firefighters.

Während der Initiierung des Projekts wurde das Kern-Projektteam an die von den PM Firefighters angewandte Projektmanagement-Methodik herangeführt. Das primäre Ziel war die Schaffung der notwendigen Vertrauensbasis für die zukünftige Zusammenarbeit. Nach dem initialen Start mit dem Kern-Projektteam wurde ein mehrtägiger Kick-Off mit dem gesamten internationalen Projektteam und allen Dienstleistern durchgeführt. Bereits hier wurden gemeinsam die Projektziele verfeinert und alle notwendigen Vorgehensweisen für das Projekt von allen Bereichen für alle vorgestellt. Eine Vertiefung erfolgte schrittweise im weiteren Projektverlauf; angefangen bei zu verabschiedenden Zielformulierung basierend auf den zuvor erstellten Anforderungen bis hin zu dem Rollenverständnis und der Anpassung der Kommunikationswege.

Gemeinsam wurde die anstehende Arbeit auf Basis der in der Grobplanung definierten Phasen mit Hilfe von Arbeitspaketen strukturiert und diese Arbeitspakete jeweils einem Verantwortlichen zugeteilt. Parallel dazu wurde für das Projektteam eine Ressourcenplanung aufgesetzt. Auch das Tracking von Aufgaben und Tätigkeiten, die nicht im Rahmen der Arbeitspakete abgedeckt waren, wurden durch PM Firefighters vorgehalten. Letzten Endes wurde die gesamte Projektplanung und -steuerung von PM Firefighters umgesetzt – vom „PM Firefighters Project Management Plan“ bis hin zur Meilensteinplanung.

Insbesondere auf die internationale Kommunikation wurde großer Wert gelegt. Daher wurden die beteiligten Landesgesellschaften in alle wesentlichen Kommunikationswege wie z.B. Jour Fixes, Steering Committee, Newsletter und Protokolle integriert. Darüber hinaus wurden regelmäßig Roadshows veranstaltet, um vor Ort bei den Landesgesellschaften den aktuellen Projektstatus und die weitere Planung vorzustellen. Hier wurden die jeweiligen Projektmitglieder der Länder aktiv eingebunden und erhielten Gelegenheit mit ihrem Team eventuelle noch offene Punkte zu klären. Außerdem wurde ein wöchentlicher Country Call ins Leben gerufen, um auch hier ein regelmäßiges Forum zu bieten wo aktuelle Probleme, Nöte und Fragen besprochen werden konnten.
Ähnliche Foren wurden auch dem deutschen Projektteam vor Ort geboten in Form von regelmäßigen Routinen (Gruppen- und Einzelmeetings) und einer pro-aktiven Handlungsweise seitens PM Firefighters über die Philosophie der „offenen Tür“ hinaus.

Die Würdigung der jeweiligen Phasenergebnisse erfolgte z.B. in Form von Kick-Off Events oder Barbecues am Ende der individuellen Konzeptionsphase. Diese und andere teambildende Maßnahmen haben sich im Verlauf des Projektes als sehr effektiv und fördernd erwiesen.

Ergebnis:

Der Aufbau der Projektorganisation und die etablierten Prozesse und Routinen ermöglichten transparente Kommunikations- und Berichtswege. Ebenso wurde über den gesamten Projektverlauf ein aktives Risikomanagement gelebt, das sehr effektiv und damit ergebniswirksam umgesetzt wurde. Des Weiteren sorgten die stringente Projektplanung und -steuerung inklusive der Definition von Verantwortlichkeiten, das transparente Dokumentenmanagement sowie Änderungs- und Konfigurationsmanagement für weitere Klarheit und höhere Effizienz des Projektteams. Es wurde eine PM-Kultur nicht nur implementiert, sondern auch vorgelebt und etabliert.