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10-PM-To-Dos

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PRAXISTIPP 

 

To-Dos für den Jahresanfang

10 Prinzipien für Top-Projektmanagement

Projekte bestimmen in Unternehmen aller Branchen zunehmend den Arbeitsalltag. Die Wichtigkeit von Projekten für den Unternehmenserfolg nimmt zu, ein Scheitern zieht oft weitreichende Konsequenzen nach sich. Doch so weit muss es nicht kommen! Diese Checkliste enthält zehn Verhaltensregeln, mit denen es Projektmanager selbst in der Hand haben, mit ihren Projekten erfolgreich in das neue Jahr zu starten:

1. Auf Ziele fokussieren und die richtigen Projekte machen

Unternehmen müssen im Blick behalten, wozu sie ihre Projekte durchführen, und wozu nicht. Gute Projektarbeit zeichnet sich immer dadurch aus, dass die Ziele stets definiert sind und auf den richtigen Baustellen gearbeitet wird. Nicht jede Idee ist es zudem wert, ein Projekt aus ihr zu machen. Eine zentrale Herausforderung: Unternehmen müssen stärker darauf achten, dass alle Projekte die wichtigsten strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

2. Aufträge klar formulieren

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, doch im hektischen Projektalltag kommt die Auftragsklärung häufig zu kurz: Ein schriftlicher Auftrag erleichtert Genauigkeit und Entscheidungssicherheit. Klare Formulierungen stellen sicher, dass Auftraggeber und Projektleiter dasselbe Verständnis vom Projekt haben, alle Projektteilnehmer die Ziele kennen und der Lenkungsausschuss mit einer Stimme spricht.

3. Entscheidungen treffen

Unternehmen müssen Mut zur Entscheidung zeigen. In gesunden Projekten gehören sie zum Projektalltag und ermöglichen es, Probleme schnell zu lösen und eine höhere Termintreue zu erreichen. Eine in der Unternehmenskultur verankerte positive Haltung gegenüber Veränderungen fördert die Entscheidungskultur. Gute Projektmanager leben diese Haltung vor und haben den Mut, auch unpopuläre Entscheidungen zu treffen.

4. Änderungen integrieren und im Griff haben

Änderungen sind ein Teil eines jeden Projekts. Auch wenn diese manchmal unangenehm sind, müssen Unternehmen verstärkt in den Ablauf der Projekte eingreifen, um rechtzeitig dafür zu sorgen, dass ihre Projekte flexibel bleiben. Gute Projektmanager scheuen entsprechende Änderungsprozesse nicht und sorgen für eine reibungslose Anpassung des Plans. Wichtiger Erfolgsfaktor für ein gelingendes Änderungsmanagement: jeder Projektmitarbeiter kennt stets den aktuellen Plan.

5. Klar und gezielt kommunizieren

Kommunikation ist und bleibt das A und O in Projekten. Unternehmen tun deshalb gut daran, Regeln für die Projektkommunikation festzulegen. Dazu gehört es, Informationsfluten und Versteckspiele zu vermeiden sowie stets zielgruppengerecht zu kommunizieren. Eine starke Kommunikation erhöht die Transparenz und das gegenseitige Vertrauen und schafft so Freiraum für die operative Arbeit. Die Teammitglieder stimmen sich ab und der Lenkungsausschuss fühlt sich in der Lage, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

6. Arbeitsstrukturen schaffen

In zunehmend komplexen und vielschichtigen Projekten nimmt die präzise Festlegung der Arbeitsstrukturen eine Königsrolle ein. Wenn jeder Mitarbeiter die Positionen im Projekt und die damit verbundenen Tätigkeiten kennt, funktioniert die Projektarbeit. Genaue Arbeits- und Kommunikationsstrukturen beugen Vermutungen und Gerüchten sowie Konflikten und Krisen frühzeitig vor.

7. Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren

Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten ermöglichen ein konzentriertes Arbeiten an den richtigen Aufgaben. An diesem Punkt hängen zentrale Erfolgsfaktoren für jedes Projekt: Entscheidungen werden getroffen, Meetings verlaufen strukturiert und effizient und notwendige Eskalationen werden schnell kommuniziert.

8. Ressourcen verbindlich planen

In Projekten entscheiden insbesondere die personellen Ressourcen über das Gelingen der Vorhaben. Umso wichtiger ist es, Ressourcenbedarf frühzeitig anzumelden und durchzusetzen. Nur mit den benötigten und qualifizierten Mitarbeitern können Termintreue, gute Ergebnisse und eine leistungsfähige Projektorganisation sichergestellt werden.

9. Widerstände erkennen und lösen

Gerade in Projekten, die mit einem hohen Maß an Änderungen einhergehen, sind Widerstände oft unvermeidlich. Für die Unternehmen kommt es hier mehr und mehr darauf an, diese Widerstände frühzeitig zu erkennen und offen mit ihnen umzugehen. Wer Probleme kommuniziert statt ignoriert, profitiert von motivierten und vor allem arbeitenden Teams.

10. Aus Erfahrungen lernen

Gutes Projektmanagement heißt immer auch, aus zurückliegenden Projekterfolgen und -misserfolgen zu lernen. Über die Jahre sammelt eine Organisation einen reichen Fundus an Erfahrungswerten mit der Umsetzung von Projekten. Eine systematische Berücksichtigung der Daten versetzt die Projektteams in die Lage, von Anfang an die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Zum Mitnehmen

Unser Praxistipp

Mit diesen zehn Prinzipien starten Sie Ihre Projekte erfolgreich ins neue Jahr ... Download »