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Newsletter 05/2017

Newsletter 05/2017

Newsletter 05/2017

Liebe Kunden und Geschäftspartner,

sind Sie gerade parallel in einer Telefonkonferenz, während Sie diesen Newsletter lesen? Wie viele Dinge beherrschen Sie gleichzeitig? Der Volksmund behauptet, Frauen seien eher in der Lage, mehrere Dinge auf einmal zu erledigen. Doch die Forschung spricht dagegen, auch wenn jungen Frauen hier von Forschenden der Universitätsklinik Balgrist in Zürich eine überdurchschnittliche Fähigkeit zugesprochen wird. Die Grenze liegt angeblich geschlechterunabhängig bei zwei konkurrierenden Handlungszielen auf einmal. Dennoch ist Multitasking im heutigen Geschäftsleben - verstärkt durch neue digitale Arbeitswelten mit Smartphone, E-Mail und ständiger Erreichbarkeit - gefragter denn je. Und weiterhin nur begrenzt möglich. Wie lässt sich die begrenzte Fähigkeit zum Multitasking mit dem heutigen Projektalltag vereinbaren, in dem Ressourcen zu kleinteilig auf verschiedene Projekte verteilt sind? Sind reine Projektorganisation und das Prinzip der 100%-Allokation der agilen Managementmethodik die Antwort? Eins steht fest: Das ständige Umschalten im Gehirn erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit und verursacht Stress. Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking gibt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in einer kürzlich veröffentlichten Broschüre (» zum Download).

Aktuelles zum Thema Projektmanagement

Mit der Frage nach den Auswirkungen von „negativem Multitasking“ beschäftigt sich auch die Studie "Multitasking im Projektmanagement - Status Quo und Potenziale", für die knapp 500 Teilnehmer aus 20 Branchen befragt wurden. Die Ergebnisse (hier im Auszug) sind deutlich:

  • Nur 2% der Befragten arbeiten nicht parallel an mehreren Aufgaben
  • Nur 10% der Befragten können Aufgaben ohne Unterbrechungen fertigstellen
  • Fast 70% der Gruppenleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen
  • Bei 80% der Befragten führen ständige Änderungen der operativen Prioritäten zu häufigen Unterbrechungen
  • In Projektplänen von über 65% der Befragten ist die Ressourcenverfügbarkeit nicht berücksichtig
  • Fast 70% der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30% der Projektlaufzeit eingespart werden können
  • Bei fast 80% gibt es eine erhebliche Anzahl an Spezialisten, die nicht vertreten werden können
  • Bei fast 60% der Befragten sind im Projektplan nur „gefühlte“ Puffer enthalten

Weitere Infos zur Studie gibt es bei der GPM.

Save the Date - Anstehende Veranstaltungen

PM-Blackbox „Zwischen Paukenschlag und Taktgefühl: Projektmanagement im Kulturbetrieb“
Am 1. Juni 2017 möchten wir mit Ihnen einen Blick hinter die Fassade der Elbphilharmonie werfen und betrachten, welche Veränderungen und Herausforderungen das Team der Hamburg Musik gGmbH und der Elbphilharmonie und Laeiszhalle Service GmbH zu bewältigen hatte, um Hamburgs neues Prachtstück in angemessenem Rahmen mit entsprechendem musikalischem Programm und reibungslosen Prozessen für den Ansturm des Publikums in Betrieb zu nehmen. Dazu werden uns Nils Hansen, Betriebsleiter der Hamburg Musik gGmbH und Sibylle Schmidtke vom House of PM die Höhepunkte und Aha-Erlebnisse der Aufbau- und Inbetriebnahmephase der vergangenen 3 Jahre aus zwei unterschiedlichen Perspektiven schildern. Zum einen aus interner Sicht mit Blick auf die Herausforderungen, einen mittelständischen Kulturbetrieb so umzuformen, dass massentaugliche Betriebsprozesse strukturiert angegangen werden können und dabei die kreativen Werte der bisherigen Organisation gewahrt werden. Und zum anderen durch die Brille des externen Projektmanagers mit Blick auf die Besonderheiten vom Management eines Großprojekts unter den Augen der Öffentlichkeit.

Kompaktkurs Projektmanagement / GPM Basis Zertifikat
Nicht jeder Projektbeteiligte muss gleich ein Projektmanagement-Fachmann sein. Um auf Augenhöhe im Projekt mitzuwirken ist die Kenntnis der grundlegenden Begriffe, Methodiken und Werkzeuge jedoch vorteilhaft, vereinfacht die Kommunikation und fördert die Erfolgsaussichten der gemeinsamen Projektarbeit. Seit einigen Monaten bietet das House of PM neben InHouse-Trainings in regelmäßigen Abständen Open Class Trainings zum Erwerb des GPM Basis Zertifikats an. Zielgruppe für das Training sind Mitarbeiter in Projekten, Studierende und alle allgemein am Thema Projektmanagement Interessierten. Weitere Informationen und Termine auf unserer Webseite.

Unser Expertentipp

Webinar „Mit Portfoliomanagement gezielt den Unternehmenserfolg sichern“
Projekte dienen dazu, das Leistungsportfolio aus Produkten und Dienstleistungen zu verändern oder zu erweitern, um so den zukünftigen Unternehmenserfolg sicherzustellen. Die Vielzahl dieser Projekte mit systematischem Projektportfoliomanagement zu überwachen, zu steuern und sich für die richtigen Projekte zu entscheiden, ist angesichts von fehlenden Ressourcen gerade im Mittelstand zu einer wichtigen Managementkompetenz geworden. Wie entscheiden Sie, welche Projekte angesichts knapper Ressourcen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind?

In unserem Webinar schildern Constantin Hoya und Sören Engel ihre Praxis-Erfahrungen zu Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Projektportfoliomanagement (PPM) in mittelständischen Unternehmen und Herangehensweisen zum Umgang mit typischen Herausforderungen, z.B.:

  • Widerstände der Mitarbeiter gegenüber PPM-Prozessen
  • Gestaltung objektiver Bewertungsverfahren
  • Abgleich des Projektportfolios mit strategischen Unternehmenszielen

Die Aufzeichnung des ManagementCircle Webinars vom 8. Februar 2017 steht auf der Seite von ManagementCircle zur Verfügung (zur Aufzeichnung »).

6 Erfolgsfaktoren für virtuelle Teamarbeit
Virtuelle Teams müssen keine Hürde für erfolgreiche Projekte darstellen, im Gegenteil: Sie können, stimmen die Voraussetzungen, sogar erfolgreicher sein als Teams, die an einem Ort zusammenarbeiten. Sechs Faktoren entscheiden maßgeblich über den Erfolg virtueller Teamarbeit in Projekten:

  • Fokus auf virtuelle Meetings
  • Glasklare Zieldefinition
  • Aktives Teambuilding
  • Sensibles Konfliktmanagement
  • Funktionierendes technisches Equipment
  • Stärkung von Selbstdisziplin und Selbstverantwortung

Ausführlicher Beitrag auf IT-Zoom »

Wie isst man einen Elefanten?
„Indem man ihn in mundgerechte Häppchen zerlegt“ sollte die richtige Antwort wohl lauten. Bei uns geht es zum Glück nicht darum, ein großes Tier zu zerlegen, sondern vielmehr um komplexe Projekte. So wie der gewaltige Körper eines Elefanten aus vielen Teilen besteht, setzen sich auch große Projekte aus vielen, oft unübersichtlichen Bereichen zusammen. Je größer und aufwändiger eine Unternehmung ist, desto mehr Probleme können sich einschleichen. Doch wie verhindern Projektmanager, dass ihr Projekt aus dem Ruder läuft? Sie müssen Transparenz über die einzelnen Projektbestandteile schaffen und die Kompetenzen der eigenen Organisation realistisch einschätzen. Das ist nicht immer ganz leicht. Voraussetzung ist ein methodisches Komplexitätsmanagement, das sowohl Projekte als auch ihre Umfelder von Anfang an bestmöglich aufstellt. Ausführlicher Beitrag auf Computer Woche »

Digitalisierung: Wandel auf Knopfdruck?
Ganz so einfach ist es leider nicht. Die digitale Transformation eines Unternehmens ist ein Veränderungsprojekt, das nahezu alle Unternehmensbereiche umkrempelt. Die folgenden fünf Erfolgsfaktoren helfen, die Hemmschwelle in Digitalisierungsprojekten zu überwinden:

  1. Machen Sie ein Schritt nach dem anderen
  2. Lassen Sie Fehler zu
  3. Bewahren Sie Bewährtes und integrieren Sie Neues
  4. Lassen Sie sich an die Hand nehmen
  5. Verankern Sie die Digitalisierung in der Strategie

Ausführlicher Beitrag auf Impulse »

Unsere PM-Werkzeuge

Wie heißt es so schön? Mit Medikament dauert die Erkältung zwei Wochen, ohne 14 Tage. So oder so ähnlich lautet unsere Empfehlung, wenn wir gefragt werden, welches IT-Tool denn zur Einführung von Projektmanagement gewählt werden soll. Ohne die richtige Haltung - sprich die Verankerung von Rollen und Prozessen in den Köpfen der Mitarbeiter – hilft ein Tool nach unserer Überzeugung nicht bei der Erhöhung des Projekterfolgs. Es kann sogar zu einer Verschlechterung führen, weil es als vermeintliches Heilmittel den Blick von den Schwachstellen ablenkt. Mit den guten alten Hausmitteln ist man da oft besser beraten. Unter unserer Rubrik „PM-Werkzeuge“ stellen wir Ihnen daher in regelmäßigen Abständen unsere Hausmittel für wirkungsvolles Projektmanagement auf Basis von Microsoft Office vor. Schauen Sie mal rein: Unsere Hausmittel - Tools und Methoden

Konnten Sie den Newsletter in Ruhe zu Ende lesen? Was hat sich bei Ihnen im Umgang mit Störungen und Multitasking in Ihren Projekten bewährt? Schicken Sie mir gerne eine E-Mail oder rufen Sie mich an. Ich freue mich auf den Erfahrungsaustausch.

Mit herzlichem Gruß,

Hauke Thun