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Fallbeispiel Projektmanagement Leitfaden

Fallbeispiel Projektmanagement Leitfaden

PM Transformance Fallbeispiel: Projektmanagement-Leitfaden

MEHR PLANUNGSSICHERHEIT DURCH PROFESSIONALISIERUNG DES PROJEKTMANAGEMENTS

Branche: Maschinenbau
Kunde: Viereck & Co. GmbH & Co. KG
Projektart: F&E-Projekt
Einsatzziel für House of PM: Erhöhung der Planungssicherheit für zukünftige Projekte sowie ein einheitliches an der eigenen Arbeitsweise orientiertes professionelles Projektmanagement-Vorgehen
Einsatzdauer: Zwei Monate

Ausgangssituation:

Projektarbeit ist für die Firma Viereck nichts Neues. Bereits in unterschiedlichen Projekten hat sie weitreichende Erfahrungen gesammelt - gute und auch schlechte. So haben zuletzt Effizienzdefizite im Management eines sehr umfangreichen Projekts die Firma in eine sehr brisante finanzielle Lage gebracht. Grund genug für das Unternehmen, die vorhandenen Projektmanagement-Fähigkeiten zu prüfen und so zu professionalisieren, dass Projekte ähnlicher Größenordnung zukünftig besser bewältigt werden können.

Da der Arbeitsalltag des Unternehmens von sehr spezifischen Arbeitsabläufen geprägt ist, genügt es dem Management dazu nicht, seine Mitarbeiter im Rahmen von theoretisch geprägten Schulungen weiter in allgemeinen Projektmanagement-Standards zu qualifizieren. Stattdessen möchten sie sehr praxisorientiert einen speziell auf die Arbeitsweise des Unternehmens zugeschnittenen Projektmanagement-Prozess etablieren, der sich möglichst nah an den verbreiteten Standards orientiert.

Mit dem Start des nächsten für den Unternehmenserfolg sehr entscheidenden Projekts “ICHTHYS” ergibt sich für das Unternehmen eine geeignete Gelegenheit, um basierend auf dem Status Quo das Projektmanagement dem Umfang des Projekts entsprechend zu optimieren. Das neu zu etablierende Projektmanagement-System soll mehr Planungssicherheit für das aktuelle Projekt liefern und auf andere Projekte im Unternehmen adaptierbar sein.

Per Empfehlung durch den Unternehmensberater HWB zieht Viereck die Projektmanagement- Experten von PM Transformance zu Rate. Über den Einsatz der PM Transformance kann Viereck auf die breite branchenübergreifende Erfahrung der Berater in der Implementierung von unternehmensspezifischen Projektmanagement-Systemen gepaart mit tiefen Kenntnissen der international anerkannten Projektmanagement-Standards zugreifen.

Doch zunächst bleibt die Haltung der Geschäftsführung gegenüber einer Standardisierung des Projektmanagement-Vorgehens durch einen externen Berater kritisch. Die Befürchtung, dass der externe Berater für eine an Standards orientierte Optimierung der Prozesse die Arbeitsweise des Unternehmens verbiegen könnte, kann PM Transformance im Rahmen eines Probetags entkräften.

Vorgehen / Massnahmen:

Viereck und PM Transformance vereinbaren, dass am Beispiel des gemeinsam mit den Projektmitarbeitern erarbeiteten Projektmanagement-Vorgehens für das Pilotprojekt ein allgemein für Projekte im Unternehmen gültiges Projektmanagement-Handbuch in Form eines Leitfadens erstellt werden soll. Dieser soll den jeweils beteiligten Projektmitarbeitern praxisnah vermitteln, welche Werkzeuge und Prozesse in zukünftigen Projekten genutzt werden. Durch die gleichzeitige Anwendung der im Handbuch definierten Methoden im Pilotprojekt kann die Prüfung der Praktikabilität und das Training der Mitarbeiter on-the-fly erfolgen.

Um eine bestmögliche Passung des Projektmanagement-Systems auf die Organisation zu erzielen, führt die eingesetzte Projektmanagement-Beraterin der PM Transformance zunächst eine Betrachtung der Erfahrungen und des Gelernten (Lessons Learned) aus vorherigen Projekten durch. Moderiert durch die PM Transformance Beraterin erkennen die Projektmitarbeiter im Rahmen des systematischen Lessons-Learned-Prozesses ihre bisherigen Problemfelder. Die dazu von den Projektmitarbeitern vorbereiteten Unterlagen aus den vergangenen Projekten werden in gemeinsamen Workshops analysiert und der Status-Quo des Projektmanagements bei Viereck identifiziert. Zusätzlich erarbeitet die Beraterin mit den Projektmitarbeitern eine Vision für die zukünftige Projektarbeit im Unternehmen: „Wie sollen die Projekte zukünftig laufen? Was soll sich durch die Professionalisierung des Projektmanagements ändern?“ Aus dem Abgleich von Status-Quo zur Projektmanagement-Vision ergeben sich die Handlungsfelder für die weiteren Workshops. Es wird deutlich, dass sich die Projektteams in den vergangenen Projekten schon sehr früh mit der Projektzeitenplanung befasst haben, so dass eine ausreichende Planungsphase häufig vernachlässigt wurde. So fehlt es dem bisherigen Projektmanagement-Vorgehen beispielsweise an einer strukturierten Zielplanung für ihre Projekte, an einer Dokumentation der Beteiligen & Betroffenen (Stakeholderanalyse) und einer systematischen Risikoanalyse. Die dafür noch fehlenden Prozessbausteine und Formulare erarbeitet das Team unter Anleitung der PM Transformance Beraterin beispielhaft für das Pilotprojekt. Wo notwendig vermittelt die PM Transformance Beraterin die notwendigen Kenntnisse aus den anerkannten Projektmanagement-Standards. Auch Begriffsklärungen, Projekttypenklassifikationen und einzelne Werkzeuge werden aus den Standards adaptiert und orientiert an den Unternehmensstrukturen dem Projekthandbuch hinzugefügt.

Mit Abschluss des Beratungseinsatzes stehen dem Unternehmen ein vollständiger Projektmanagementplan für das Pilotprojekt sowie ein dokumentierter Projektmanagement-Prozess für zukünftige Projekte zur Verfügung.

Nutzen / Resultate:

Durch das sehr praxisnahe Vorgehen, aus der gemeinsam mit den Projektmitarbeitern durchgeführten exemplarischen Planung eines aktuellen Projekts einen Leitfaden für das Projektmanagement-Vorgehen zu erstellen, kann der Kunde die Projektmanagement-Beratung bestmöglich für sich ausschöpfen. Er erreicht, dass das Projekt nach professionellen Maßstäben geplant und dadurch besser steuerbar wird. Die eingebrachte Expertise der PM Transformance Projektmanagement-Berater garantiert, dass sich das neue Projektmanagement-Vorgehen an internationalen Standards orientiert und so auch für die Zusammenarbeit mit den internationalen Kunden und Partnern geeignet ist. Die enge Einbindung der Projektmitarbeiter in den Planungsprozess stellt dabei sicher, dass die zur Planung verwendeten Prozess- Schritte und Werkzeuge auf die Arbeitsweise des Unternehmens abgestimmt sind und die Mitarbeiter bereits durch das direkte Erproben der Methodik mit dem neuen System bestens vertraut sind. Zur einfachen erneuten Anwendung des im Pilotprojekt erarbeiteten einheitlichen Projektmanagement-Vorgehens liefert das Projektmanagement-Handbuch als Leitfaden einen anschaulichen Überblick über die einzelnen Prozess-Schritte und Formulare für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Fallbeispiel kompakt

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