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Fallbeispiel Medical

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Fallbeispiele

FALLBEISPIEL MEDizintechnik II 

Branche: Medizintechnik
Auftrag: Operative Projektmanagement-Unterstützung 
Einsatzdauer: Zwei Jahre

DIE SITUATION:

Im aktuellen Beispiel waren Ressourcen für Projekt-Management in einem Entwicklungsprojekt bei unserem Kunden nur unzureichend besetzt worden. Darüber hinaus war zu diesem Zeitpunkt wenig PM Kompetenz in diesem Unternehmensbereich des Kunden vorhanden. Trotz starker Anstrengungen Einzelner waren die zugesagten Termine des Projektes längst weit überschritten und das Budget überzogen worden. Dies führte zu einer hohen Unzufriedenheit der internen und externen Stakeholder. Der Unternehmung wurde vom externen Kunden ein halbes Jahr Zeit eingeräumt, die Defizite zu beseitigen und einen brauchbaren Produktstand zur Verfügung zu stellen. In Zusammenarbeit mit externen Beratungsfirmen entschied sich das Steering Committee dem Projekt aktive methodische Projektmanagementunterstützung zur Verfügung zu stellen.

AUFGABENSTELLUNG:

Die PM Firefighters sollten das Tagesgeschäft des Projektmanagers methodisch u.a. durch das Nachhalten und die Optimierung der bestehenden Projektmanagementmethodik unterstützen. Der Schwerpunkt sollte in den Bereichen der Projektplanung, der Projektsteuerung, und des Dokumentenmanagements liegen. Des Weiteren sollten die verantwortlichen Mitarbeiter für das Änderungs- und Konfigurationsmanagement entlastet werden und ein fachlicher Austausch über PM-Methodik sowie eine gezielten Weiterreichung und Einsatz dieser, stattfinden. Meilensteine wurden an den bestehenden Produktentwicklungsprozess geknüpft.

LÖSUNGSMETHODIK:

Nach Durchsicht des vorhandenen Materials war festzustellen, dass es zwar für die verschiedenen PM-Bereiche eingesetzte Templates gab, eine genaue Vorgehensbeschreibung zum Einsatz dieser jedoch fehlte. Darüber hinaus war erkennbar, dass die bestehenden Dokumente nicht nachhaltig gepflegt waren. So wurden zur Einbindung der Templates in die Prozesslandschaft klar definierte Vorgehensweisen und verbindliche Abläufe definiert. Diese Nachhaltigkeit wurde durch eine aktive Kontrolle und Einforderung des Projektmanagements durchgeführt. Planungen wurden überprüft und verbindliche Meilensteine definiert. Durch Gespräche mit dem Team wurde verlorenes Vertrauen wieder aufgebaut und weitere Problemfelder identifiziert und analysiert. In Rücksprache mit dem Projektleiter wurden die Templates geringfügig angepasst, um im Zusammenspiel mit den definierten Vorgehensweisen den Anforderungen gängiger Projektmanagementstandards zu entsprechen (IPMA, PMI®). Unter Nachverfolgung der oben vorgestellten Maßnahmen war es dem Projektteam möglich, vier Monate später einen wichtigen Projektmeilenstein zu erreichen. Dies sorgte für Zufriedenheit bei wichtigen Stakeholdern und schaffte Raum für weiterführende Änderungen. So wurde sichergestellt, dass alle Änderungen im Projekt prozesskonform eine Änderungs-Kontrolle durchlaufen. Der zum Einstieg vollends veraltete Project Management Plan wurde schrittweise aktualisiert, notwendige neue Aktivitäten durch Arbeitspakete detailliert beschrieben und in die aktualisierte Planung eingearbeitet. Darüber hinaus wurden alle notwendigen Aktivitäten in Hinblick auf das anstehende Produktentwicklungsreview identifiziert und nachverfolgt.

Fazit:

Nach einem Jahr der Zusammenarbeit wurde der zu Beginn definierte Meilenstein des Produktentwicklungsprozesses erfolgreich erreicht. Das Steering Comittee vereinbarte die Fortführung der Projektbegleitung durch die PM Firefighters mit der Option, das Projekt bis zum Ende weiterhin zu unterstützen.